SISTEM PENILAIAN DAN PERHITUNGAN BEBAN KERJA (WORKLOAD) DALAM RANGKA REFORMASI BIROKRASI TNI

Muriyah Pakembarati,S.Pd

I.    PENDAHULUAN

            Dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien, seorang abdi negara dituntut untuk bekerja secara professional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud.Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya.Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum
proporsional.Demikian pula pendistribusian abdi negara saat ini masih belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut.

            Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan (sustainable).Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata saat ini adalah reformasi birokrasikepegawaian, utamanya guna perencanaan ataupun penataan formasi pegawai.Selama ini perencanaan/penataan formasi abdi negara yang meliputi Militer dan PNS sebagai bagian manajemen kepegawaian belum sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

            Perkembangan situasi saat ini yang meliputi kebijakan restrukturisasi, reorganisasi, revitallisasi dan peningkatan organisasi baru pada akhirnya juga mempengaruhi TNI agar mampu mengendalikan pertumbuhan personel sehingga diharapkan tidak akan berdampak buruk pada beban anggaran TNI.  Dihadapkan dengan keterbatasan dukungan anggaran pertahanan, maka secara logis pembangunan pertahanan diarahkan kepada sasaran yang menjadi prioritas dan mendesak. Kondisi tersebut akhirnya mengarahkan TNI untuk menekankan penyusunan kebutuhan Kekuatan Pokok Minimum TNI (Minimum Essential Force / MEF), salah satunya mempengaruhi kebijakan bidang personel.

Kebijakan penataan personel di lingkungan TNI dipastikan akan sangat membutuhkan sistem pengendalian personel yang dapat dipertanggungjawabkan guna menjaga dan memelihara keseimbangan antara pemisahan dengan penambahannya (Zero Growth of Personel). Agar penataan personel di lingkungan TNI mendekati ketepatan postur (right sizing)maka sistem mendesak yang harus dilakukan adalah melakukan penilaian dan perhitungan beban kerja secara tepat dan benar.

           

            Dengan demikian perencanaan ataupun penataan formasi personel memang harus didasarkan pada hasil perhitungan beban kerja organisasi sehingga diharapkan formasi pegawai yang telah disusun dapat memenuhi kebutuhan organisasi danmendukung pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi gunamencapai visi dan misinya. Tujuan diterapkannya sistem penilaian dan perhitunganbeban kerja adalah :

Pertama, sebagai acuan bagi setiap instasi pemerintah dalam merencanakan ataupun menata komposisi pegawainya berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan formasi yang tepat di masa datang.

Kedua,adalah untuk meningkatkan kualitas perencanaan/penataan pegawai, khususnya penyusunan formasi yang rasional guna mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien.

            Penilaian dan perhitungan beban kerja ini dapat dipergunakan untuk menghitung beban kerja berbagai jabatan, baik struktural maupun fungsional. Untuk keperluan organisasi, sistem ini juga bisa dipergunakan salah satunya adalah untuk menata formasi pegawaiyang menduduki jabatan dalam suatu lingkungan organisasi, khususnya di lingkungan TNI. Sistem ini juga memaparkan berbagai metoda dan teknik penyusunan ataupun penataan formasi berdasarkan perhitungan beban kerja masing-masing personel.

II.      KONSEP PENILAIAN DAN PERHITUNGAN BEBAN KERJA.

A. Aspek-aspek dalam perhitungan

Dalam menilai dan menghitung beban kerja personel, terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:

1. Beban kerja

     Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.

2. Standar Kemampuan Rata-rata (SKR)

     Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu.Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil.

     Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh.

Contoh:

Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar ketikan (misalnya 2 lembar ketikan).

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan.

     Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.

Contoh:

Seorang Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 90 menit.

3. Waktu kerja

Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.

a.    Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan   cuti.      

Catatan:

Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahan.Oleh karena itu, bagi tiap-tiap daerah dapat menghitung sendiri hari libur kedaerahannya.

b.    Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, sholat dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu.

B.  Metoda Penilaian dan Perhitungan Beban Kerja.

Dalam menilai dan menghitung beban kerja, banyak metoda yang dapat dipergunakan.Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya.

Beberapa metoda yang bisa dipilih dalam melakukan perhitungan beban kerja adalah sebagai berikut : 1). Hasil Kerja, 2). Objek Kerja, 3). Peralatan Kerja dan 4). Tugas per Tugas Jabatan.

C. Prinsip Penilaian dan Perhitungan Beban Kerja.

     Dalam penilaian dan perhitungan beban kerja hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:

1.   Setiap personel yang dinilai dan dihitung beban kerjanya adalah personel yang mendudukisuatu jabatantertentu , baik struktural maupun fungsional, sehingga memang benar-benar  memilikibeban kerja yang diharapkan organisasinya.

2.   Setiap personel yang dinilai dan dihitung beban kerjanya sudah menduduki jabatan tersebut lebih dari enam bulan.

3.   Setiap personel mengisi lembar kuesionernya dengan penuh kejujuran dan disetujui oleh atasannya langsung.

D.  Hal-Hal Yang Mempengaruhi

          Dalam sistem penilaian dan perhitungan beban kerja, pada akhirnya kita akan dapatmemperhitungkan formasi personelyang tentunya sedikit banyak bisa mempengaruhi kondisiorganisasi di masa depan. Beberapa hal tersebut adalah:

1.      Perubahan target-target

Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkan program-program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya.

2.      Perubahan fungsi-fungsi

Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja.Perubahan fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan.Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan.

3.      Perubahan komposisi pegawai

Komposisi pegawai dapat digambarkan dalam penempatan pegawai dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi pegawai berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pension, promosi, mutasi, atau karena hal lain. Perubahan komposisi pegawai merupakan perubahan jumlah pegawai dalam formasi.

4.      Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi

Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa perubahan kebijakan, misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahan pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula kepada jumlah beban kerja. 

III.    TEKNIK PENILAIAN DAN PERHITUNGAN

Menghitung beban kerja tetap harus memperhatikan situasi dan kondisi  pegawai yang ada, hal ini dapat dilakukan melalui beberapa tahapan,yaitu :menyebarkan kuesioner, mengisi kuesioner, mengentry data hasil kuesioner dan melakukan wawancara terhadap subjek yang mengisi kuesioner.Beberapa tahapan tersebut tentunya akan terus berkembang dan pada akhirnya diharapkan dapat menjamin kualitas dan memberikan kemudahan perhitungan dari tahun ke tahun.

A.   Jabatan

      Sistem penilaian dan perhitungan beban kerja harus dapat menggambarkan jumlah personel dalam jabatan. Maksudnya adalah agar setiap personel yang menjadi bagian dalam penilaian dan perhitungan memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas.Dengan demikian, sebelum dilakukan penilaian dan perhitungan terlebih dahulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan yang tertata rapi.Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan melihat Daftar Susunan Personel (DSP) yang tersedia.Ketersediaan jabatan merupakan persyaratan awal bagi seorang personel yang akan dinilai dan dihitung beban kerjanya.

B.  Kuantitas Personel

      Kuantitaspersonel adalah jumlah personel yang dimiliki pada suatu unit kerja dan menduduki suatu jabatan pada saat ini. Pencatatan data persediaan personel menjadi bagian yang tak terpisahkan dari penilaian dan perhitungan beban kerja secara keseluruhan.Daftar Kekuatan Personel (Nominatif) pada suatu unit kerja juga sangat diperlukan untuk menjelaskan berapa jumlah personel yang layak dan tidak untuk ikut dinilai dan dihitung beban kerjanya. Pada beberapa unit kerja di lingkungan TNI ada beberapa personel yang memang karena aturan tertentu tidak menduduki suatu jabatan, dengan demikian personel yang non jobatau istilahnya LF (Luar Formasi) ini tidak perlu dinilai dan dihitung beban kerjanya.

C. Penilaian dan Perhitungan Beban Kerja

Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menilai dan menghitung beban kerja personel adalah dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa metoda berikut yaitu: Hasil Kerja, Objek Kerja, Peralatan Kerja dan Tugas per Tugas Jabatan.

1.    Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir.Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: Wujud hasil kerja dan satuannya, Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai , dan Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

2.    Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan.Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.Sebagai contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien.Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien.

Metode ini memerlukan informasi sebagai berikut : Wujud objek kerja dan satuannya, Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani, dan Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

3.    Pendekatan Peralatan Kerja

peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya.Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:Satuan alat kerja, Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, Jumlah alat kerja yang dioperasikan, dan Rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK).

4.    Pendekatan Tugas Per Tugas Jabatan

Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam.Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.

Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah: Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, Waktu penyelesaian tugas, dan Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

Dari beberapa metoda di atas, metoda pendekatan melalui tugas per tugas jabatan adalah metoda yang digunakan dalam penilaian dan perhitungan beban kerja di lingkungan TNI. Khusus mengenai penilaian dan perhitungan beban kerja seorang pejabat fungsional tentunya mempunyai instansi pembina yang telah menetapkan standar dan memiliki ciri khas tersendiri dalam uraian pekerjaannya.

D. Kualitas Personel

Beban Kerja yang telah dihitung, selanjutnya diperbandingkan dengan persediaan (bezetting) personel yang ada. Perbandingan antara kebutuhan dengan persediaan akan memperlihatkan kekurangan, kelebihan, atau kecukupan dengan jumlah daftar susunan personel (DSP) yang ada. Disinilah peran penting tim independen yang harus menilai hasil perhitungan beban kerja suatu organisasi melalui analisa (Workload Analysis) yang dapat dipertanggungjawabkan, sebab pada akhirnya jika dikaitkan dengan perhitungan formasi, hasil penilaian dan perhitungan juga dapat digunakan untuk memprediksi kualitas persediaan personel yang mendekati keakuratansesuaikebutuhan organisasi di masa yang akan datang.

Untuk menjaga kualitas beban kerja personel, saat ini kita berpedoman pada komposisi zero growth. Namun demikian bila memang kita menemukan kondisi beban kerja seorang personel pada suatu organisasi sudah overload, tidak ada salahnya komposisi kita ubah menjadi positif growth yaitu dengan menarik personel baru ke dalam suatu organisasi yang beban kerjanya berlimpah. Dan sebaliknya jika memang lebih banyak ditemukan personel yang kekurangan beban kerja maka komposisi yang dapat kita gunakan adalah minus growth, yaitu dengan mengurangi personel yang lama agar suatu organisasi tetap mempunyai beban kerja yang ideal.

IV.    PENUTUP.

Hasil penilaiandanperhitungan beban kerja dapat diimplementasikan secara benar-benar efektif apabila:

1.    Organisasi yang disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan misinya secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi yang ditetapkan.

2.    Setiap unit organisasi, tersusun dari jabatan-jabatan yang dibutuhkan dengan tugas-tugasnya yang jelas serta beban kerjanya terukur.

3.    Setiap jabatan mempunyai standar kompetensi yang jelas bagi pegawai yang akan mendudukinya.

4.    Setiap jabatan mempunyai standar kinerja berupa uraian jabatan yang harus dicapai.

Dengan demikian, agar penilaian dan perhitungan beban kerja dapat dipertanggungjawabkan, maka setiap unit kerja di lingkungan TNI harus memiliki data kepegawaian yang akurat dan up to dategunamendukung berbagai kepentingan dan kebijakan personalianya.Pada akhirnya sistem penilaian dan perhitungan beban kerja ini hanyalah merupakan salah satu instrument untuk mendayagunakan pegawai, tetapisebenarnya dapat bermanfaatsecara tepat untuk menata dan memenuhi kebutuhan Minimum Essential Force (MEF) yang optimal dalam rangka reformasi birokrasi di lingkungan TNI.

Manfaat yang dapat dipertanggung jawabkantentunya harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat dari semua lini jajaran manajemen.Bila ada personel yang beban kerjanya melebihi batas kewajaran (overload) ditegaskan untuk membagi bebannya kepada yang kurang (underload), agar keseimbangan proposional beban kerja tersebut dapat segera terwujud tentunya diperlukan konsistensi, kejujuran dan transparansi pada segala hal yang berkaitan dengan aplikasi pembagian kerja.

Semoga reformasi birokrasi di lingkungan TNI yang diharapkan, dapat sepenuhnya terwujud melalui penerapan sistem ini.

REFERENSI :

1.         Rencana Tindak Lanjut Program Reformasi Birokrasi TNI Tahun 2011. Maret 2011. Jakarta.

2.         Peraturan Panglima TNI Nomor Perpang/176/XII/2011 tanggal 29 Desember 2011 tentang Buku Petunjuk Administrasi tentang Penataan Organisasi di Lingkungan TNI.        

3.         Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai BerdasarkanBeban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi

Pegawai Negeri Sipil.

4.         Peraturan Menteri Pertahanan Republik Indonesi Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Kementerian Pertahanan.

5.         Peraturan Panglima TNI  Nomor Perpang /93/XI/2011 tanggal 29 November 2011 tentang Petunjuk Administrasi Penilaian dan Perhitungan Beban Kerja di Lingkungan TNI

6.         Undang-undang nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian PNS

7.         Yaslis Ilyas, 2012. Kinerja, Teori, Penilaian dan Penelitian. Fakultas Kesehatan Masyarakat UI. Depok.

8.         Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 37 Tahun 2011 tanggal 29 September 2011 tentang Pedoman Penataan Pegawai Negeri Sipil.